Colaboração 2023: estratégias de longo prazo

Software de colaboração tornou-se um investimento crítico para a maioria das empresas em 2020 devido à necessidade de apoiar as operações de trabalho em casa. Com modelos de trabalho remotos e híbridos agora a norma, ferramentas como mensagens, videoconferência e compartilhamento de arquivos continuam sendo ferramentas tecnológicas de alta prioridade em 2023. Agora, no entanto, as organizações estão procurando aprimorar a experiência do usuário e desenvolver soluções seguras, robustas e confiáveis soluções a longo prazo.

A agitação repentina causada pela pandemia forçou as organizações a descobrir as operações remotas à medida que avançavam. Isso geralmente significava a adoção apressada de plataformas de conferência e colaboração baseadas em nuvem e de nível de consumidor. Essas ferramentas geralmente permitiam alguma continuidade das operações, mas havia claros sacrifícios em desempenho e segurança.

Um fragmentado ambiente de colaboração também cria desafios significativos para os usuários. Um estudo recente publicado na Harvard Business Review descobriu que funcionários de empresas da Fortune 500 alternam entre várias ferramentas de colaboração mais de 1,200 vezes por dia. O esforço necessário para navegar constantemente nesse ambiente diminui a produtividade e cria uma “sobrecarga de colaboração” que leva ao esgotamento e à rotatividade.

Aqui estão algumas das maneiras pelas quais as empresas podem abordar esses problemas e refinar suas estratégias de colaboração remota nos próximos meses:

Elimine a expansão. Muitos funcionários remotos adotaram aplicativos de colaboração sem o conhecimento ou aprovação da TI, criando uma expansão de aplicativos que força os usuários a alternar entre diferentes soluções ao longo do dia de trabalho. Em 2023, as empresas devem tomar medidas para padronizar em uma única plataforma. Ter vídeos, conversas, arquivos, tarefas, calendários, imagens e mais acessíveis por meio de um painel comum melhorará o gerenciamento do fluxo de trabalho, criará continuidade e eliminará os silos de informações.

Aumente a segurança. Grandes quantidades de informações confidenciais, como dados financeiros, informações de clientes e propriedade intelectual, são trocadas em ambientes de colaboração e compartilhamento de arquivos. Enquanto os fornecedores estão tomando medidas para fortalecer seus produtos, as empresas também devem abordar questões de segurança, privacidade e conformidade. Os recursos de prevenção contra perda de dados, filtragem de conteúdo e criptografia devem ser instalados em todos os dispositivos terminais dos funcionários para minimizar o risco de vazamento de dados.

Modernizar a Rede. O consumo de largura de banda e a contenção de recursos podem se tornar problemas com mais usuários se conectando remotamente à rede corporativa. Isso pode criar problemas de desempenho para aplicativos de voz e vídeo sensíveis à latência que não toleram congestionamento de rede, perda de pacotes ou jitter. WAN definida por software (SD-WAN) As soluções abordam esses desafios, permitindo uma combinação dinâmica de opções de conectividade com failover automático baseado em condições de rede em tempo real e controles baseados em políticas.

Foco na Qualidade. À medida que os trabalhadores remotos migravam para as plataformas de colaboração por vídeo, eles geralmente encontravam vídeo instável e granulado e qualidade de som ruim – muitas vezes o produto de conexões insuficientes com a Internet ou câmeras e microfones de baixa qualidade embutidos em muitos laptops e outros endpoints. As organizações podem resolver problemas de qualidade comprando roteadores sem fio, headsets e câmeras melhores para funcionários remotos ou reembolsando-os pelos custos de atualizações. A atualização de áudio e vídeo em salas de reunião e salas de reunião no local pode garantir que os funcionários tenham uma experiência de alta qualidade enquanto trabalham no escritório.

Melhore a capacidade de gerenciamento. Estudos mostram que até um terço das reuniões começa tarde porque os participantes lutam para fazer as ferramentas de áudio e videoconferência funcionarem corretamente. As organizações devem equipar as salas de reunião com interfaces baseadas em tablet fáceis de usar que controlem todos os equipamentos A/V. A integração do software de gerenciamento de reuniões e reserva de salas com funções de calendário, e-mail e bate-papo pode ajudar no planejamento e agendamento de reuniões de equipe. Essas ferramentas também podem ser usadas para distribuir convites e agendas, fazer e compartilhar anotações em tempo real, gerar atas e definir cronômetros para manter as reuniões sob controle.

Investimentos no digital local de trabalho pode ajudar as organizações a se tornarem mais ágeis e resilientes. Os especialistas em A/V e colaboração da Rahi podem ajudá-lo a desenvolver uma estratégia para aprimorar sua plataforma de colaboração para fornecer o suporte de longo prazo que a força de trabalho remota exige.